Lavorare da casa è uno dei sogni di tante persone, così per anni è stato anche il mio. Ma è davvero così bello? Per quanto mi riguarda assolutamente sì!
Però bisogna imparare a
- organizzare lo spazio
- organizzare il lavoro
Smart working sì o smart working no?
Se sei un libero professionista, un imprenditore o anche un dipendente che si trova al bivio per capire se organizzare la propria attività lavorativa in smart working o meno, in questo articolo condivido tutto quello che ho felicemente imparato in 6 anni di smart working.
Ho iniziato a parlare di smart working nel lontano 2018, in tempi ancora non sospetti, quando questa parola non veniva neanche troppo utilizzata qui da noi in Italia.
E da allora ho continuato non solo a lavorare in smart working, ma anche ad approfondire studi e ricerche in merito per riuscire a capire come lavorare in maniera efficace senza che il lavoro diventi una scusa per estraniarsi o per chiudersi all’interno di un’abitazione.
Cosa significa smart working
Prima di andare avanti cerchiamo di capire che cos’è lo smart working.
Molto spesso questo termine viene confuso con quello che è il remote working o il lavorare da casa.
Senza andare troppo nel dettaglio negli aspetti linguistici, smart working è un termine composto da due parole “smart” e “work” e significa, proprio come ci dice la linguistica, lavorare in maniera intelligente.
E questo riguarda ben due aspetti specifici del lavoro
1. Il luogo
2. Il tempo
Lavorare in maniera smart significa riuscire a organizzare la propria attività indipendentemente da un orario o un luogo prestabilito.
Lavorare in smart working non significa lavorare sulla spiaggia, come spesso alcuni guru del digitale ci hanno voluto far credere.
A volte la possibilità di scegliere dove lavorare significa anche poterlo fare, per diversi motivi, anche in fase di spostamento. A me è capitato più volte di lavorare mentre mi spostavo da un posto ad un altro, su un treno, su un pullman, su un aereo, all’interno di un aeroporto. Oppure in situazioni anche più comode: un coworking o magari anche in un bar che mette a disposizione degli appositi spazi e magari il wi fi.
Anche quello che ho definito remote working, cioè lavorare per un’azienda ma in un posto diverso, non all’interno di un ufficio, può avere dei punti di contatto con lo smart working.
In questo caso però, i tempi di gestione del lavoro sono dettati da degli accordi o dei contratti intercorsi tra le parti.
Organizzazione del tempo
Quando si inizia a lavorare in smart working, la gestione del tempo diventa fondamentale e ci troviamo di solito di fronte a due atteggiamenti opposti.
- Da una parte ci sono le persone che si trovano a lavorare molte più ore rispetto a quelle che lavoravano all’interno di un ufficio.
- E dall’altra parte invece abbiamo le persone che continuano a procrastinare e non sono in grado di organizzare il proprio tempo.
Proprio per questo abbiamo bisogno di COSTRUIRE delle ABITUDINI.
Il mito del multitasking.
Lo dico subito: il multitasking non esiste. Mettiti il cuore in pace.
Molto spesso ci ritroviamo a volere o, a volte, anche dover gestire più attività contemporaneamente.
E se questo è un rischio nel quale molto spesso incorriamo durante la nostra attività lavorativa, quando siamo a casa, la possibilità del multitasking aumenta in maniera esponenziale.
Questo perché nel nostro ambiente abbiamo molte più attività che richiamano la nostra attenzione.
Ma il multitasking in realtà non esiste.
Quello che noi chiamiamo multitasking non è altro che la capacità del nostro cervello di passare molto velocemente, così velocemente che neanche ce ne rendiamo conto, da un pensiero a un altro, da un’attività a un’altra.
In realtà il nostro cervello è in grado di processare una sola attività alla volta e il tempo necessario per passare da un’attività all’altra è un tempo che viene perso, anche se si tratta di pochissimi istanti.
Se questo tempo perso lo moltiplichiamo per le n volte in cui facciamo questo switch, alla fine della giornata non solo c’è il rischio di non aver concluso niente, ma sentiremo il nostro cervello molto più pesante, probabilmente dovuto a quella che viene chiamata la decision fatigue.
La decision fatigue non è altro che una stanchezza del nostro cervello che si trova a dover affrontare e prendere delle decisioni. Gli studi ci dicono che mediamente ogni giorno il nostro cervello prende circa 35.000 decisioni, indipendentemente dall’importanza della scelta da effettuare.
Evitando di andare a sovraccaricare il cervello con delle scelte inutili, questo ci permette di utilizzare in maniera più efficiente il nostro cervello.
Evitare il multitasking ed eseguire solo un’attività alla volta ci alleggerisce tantissimo la fatica.
Quindi la prima cosa da fare è prendere la consapevolezza di come funzioniamo noi e il nostro cervello.
E adesso che abbiamo capito che non siamo davvero in grado di eseguire più azioni contemporaneamente avrai già capito che la pianificazione delle attività lavorative o personali da eseguire diventa fondamentale.
Organizza il tuo tempo
Definisci, possibilmente il giorno prima, le tue giornate aggiungendo al tuo calendario le task che devi svolgere e assegna ad ognuna di loro delle tempistiche.
- Non scrivere elenchi infiniti.
- Limitati a massimo tre macroattività
- Inserisci nella tua agenda anche le attività della tua vita privata.
- Assegna ad ogni attività un tempo ben preciso di inizio e anche di conclusione del lavoro, eviterai così di lasciarti trascinare semplicemente perché non hai terminato una determinata attività (Legge di Parkinson).
Dedica del tempo a te
Lo Smart Working ti dà la possibilità sicuramente di risparmiare tantissimo tempo, per lo meno quello che in precedenza era dovuto agli spostamenti. E questo ti permette di iniziare la giornata in maniera più naturale possibile e più consona anche al tuo metabolismo.
La tentazione iniziale può essere quella di non mettere nessun tipo di sveglia, ma questo può trasformarsi in pochissimo tempo in un lassismo controproducente.
Metti la sveglia
Metti comunque la sveglia. Magari concediti un 20 minuti di più rispetto a prima, ma prenditi il tempo che hai risparmiato dal viaggio per dedicarti del tempo già a prima mattina.
No tecnologia a prima mattina
Evita di accendere tecnologia e telefono appena ti svegli.
Anche se hai puntato la sveglia sul tuo smartphone, evita di accenderlo e lascialo in modalità aerea.
Evita di accendere qualsiasi tipo di tecnologia e soprattutto di controllare le notifiche appena sveglio. Questo perché è il cervello, che ha completamente riposato, dopo una notte sta continuando a lavorare in maniera creativa e produttiva in background.
Qualsiasi intervento esterno bloccherà questo flusso di stimoli, di pensieri e di sinapsi che si stanno costruendo.
Fai esercizio fisico e movimento
Dedica almeno un 20 minuti a dell’esercizio fisico, a seconda del tuo livello può essere un risveglio muscolare o dei movimenti di yoga. Più attivi il tuo corpo, più questo ti restituirà vigore ed energia
E poi una sana colazione.
Leggi e allena la creatività
Se hai ancora del tempo ti consiglio magari di iniziare la giornata inserendo anche una lettura di un libro (e non della tecnologia).
In questo modo, con circa 1 ora, 1 ora e mezzo, avrai già dedicato del tempo utile e positivo a te e alla tua persona e non ti capiterà mai di arrivare alla fine della giornata con la sensazione di non aver fatto ancora nulla per te.
Il mito degli uomini di successo e della doccia fredda
Doccia fredda sì o doccia fredda no?
Ti sarà sicuramente capitato di imbattersi in uno di quei fuffa guru che, toccando l’argomento della crescita personale, ti avranno stimolato a fare una doccia fredda al mattino. Non esiste nessuna evidenza scientifica che metta in associazione il successo di una persona con l’aver portato avanti questa abitudine delle docce fredde.
In realtà esistono dei benefici fisici:
- Rafforza la tua immunità ai comuni raffreddori
- Combatti i sintomi della depressione
- Migliora la circolazione
- Aumentare il metabolismo
- Ridurre l’infiammazione e prevenire il dolore muscolare
- Allevia il dolore localizzato
ma questo è un altro argomento (qui le ricerche della UCLA university sui benefici della doccia fredda).
Definisci e crea un ambiente di lavoro
Trova un ambiente da adibire a postazione di lavoro dove non avere distrazioni e poter trovare la giusta concentrazione per tutte le tue attività.
Evita di lavorare dal tavolo della cucina, questo ti aiuterà a staccare dal lavoro e ti aiuterà a non dovere fare il tetris tra piatti e computer (con irrimediabili danni potenziali)
- Trova un posto con una buona illuminazione.
- Posiziona il computer all’altezza corretta
- Scegli una sedia ergonomica. La tua schiena ti ringrazierà.
Fai delle pause
Fai delle pause e non rimanere alla scrivania, ma fai due passi anche semplicemente in casa.
Anche per nutrirti. Non mangiare frettolosamente davanti al computer. Quei 30 minuti di stacco ti servono come recupero e non ti impediranno di salvare il mondo!
Smart working e abbigliamento
Quando inizi a lavorare in smart working avrai la forte tentazione di smettere di vestirti.
E magari di iniziare a girare in tuta, nel migliore dei casi, o in pigiama, nel peggiore dei casi.
Evita questo imbruttimento: vestiti la mattina.
L’atto del cambiare l’abbigliamento e di non lavorare direttamente in pigiama diventa un’abitudine e attiverà nel tuo cervello una sorta di interruttore che lo farà passare dalla modalità casa-relax alla modalità lavoro-organizzazione-produttività.
Inoltre, avere cura di se stessi anche quando una parte del nostro cervello si oppone e fa resistenza, è uno dei modi migliori per restare invece focalizzati su se stessi e produttivi.
Una delle cose che puoi fare per iniziare a instaurare questa nuova abitudine potrebbe essere quella di vestirti per andare a prendere il caffè al bar vicino, oppure uscire per fare quattro passi ed effettuare il risveglio muscolare all’aperto.
Questo ti porterà anche il beneficio di r-ossigenare corpo e cervello in una situazione più naturale e magari, se ne hai la possibilità di immergerti nella natura.
Vestirti per non andare in ufficio non significa ovviamente mettersi giacca e cravatta o un tailleur per le donne, ma significa comunque indossare un abito professionale.
Se durante la tua attività lavorativa hai delle call o delle video conferenze, questo ti farà percepire in maniera molto più professionale e, incredibilmente, l’avere indossato un abbigliamento più lavorativo verrà trasmesso anche nel tuo modo di parlare, nel suono della tua voce qualora dovessi effettuare delle chiamate lavorative.
Vestirsi sì, ma a metà
Ci sono poi dei piccoli trucchetti dello smart working per rimanere professionali, ma anche comodi (mai sciatti)
Poiché nelle call di solito si è inquadrati solo nella parte superiore, nella parte inferiore del corpo puoi indossare un abbigliamento più comodo e informale.
L’importante è controllare l’inquadratura prima di iniziare la call e ricordarsi di non alzarsi.
Io di solito indosso legging o pantaloncini, anche perché spesso lavoro seduta per terra a gambe incrociate, e mai le scarpe.
