Com’è possibile lavorare a distanza con un team e organizzare efficacemente il lavoro , quando non si è fisicamente nello stesso luogo di lavoro?
Siamo ormai abituati ad utilizzare il termine smart working e ormai abbiamo anche capito cosa significa.
Ma quando si parla poi di organizzazione, e soprattutto di efficacia nel lavoro, molto spesso ancora ci sono delle difficoltà.
Non dobbiamo riempirci di attività da eseguire, ma dobbiamo capire quali sono le attività da portare avanti per poter raggiungere, nel minor tempo possibile, e col minor sforzo possibile, il risultato atteso.
Nel precedente articolo ho parlato di smart working e di organizzazione personale, di spazi e di lavori per riuscire ad essere produttivi.
Oggi invece voglio concentrarmi sui metodi per rendere ancora più efficace, e soprattutto efficiente, l’organizzazione del lavoro quando si lavora con altre persone.
Efficacia vs efficienza
Prima di tutto capiamo la differenza tra essere efficaci ed essere efficienti.
- Essere efficienti significa fare attività che permettono di raggiungere il risultato voluto e l’obiettivo che si è definito.
- Essere efficaci vuol dire raggiungere l’obiettivo utilizzando il minor quantitativo di risorse e di tempo.
efficacia vs efficienza
A volte pensiamo di essere efficienti perché siamo molto impegnati e abbiamo molte attività da portare avanti.
Essere efficaci significa portare avanti le giuste attività nel corretto tempo, per riuscire arrivare al risultato con il minor impiego di risorse.
Una volta capito questo concetto, sappiamo che non dobbiamo riempirci di attività, ma dobbiamo capire quali sono le attività da portare avanti per poter raggiungere
nel minor tempo possibile,
col minor sforzo possibile,
il risultato atteso.
Importanza e urgenza
Una distinzione fondamentale, e non solo quando si fa smart working, è capire la differenza tra importanza e l’urgenza.
L’urgenza ha carattere soggettivo.
Ciò che è urgente per te potrebbe non esserlo per qualcun altro o comunque non nello stesso momento.
Importante invece è qualche cosa che ha un carattere oggettivo e l’unica discriminante è il tempo: questa azione è importante per tutti e necessita l’attenzione esattamente in questo momento.
La distinzione sulla soggettività o sull’oggettività è davvero fondamentale.
Molto spesso quello che è urgente per il cliente non è necessariamente urgente per te, soprattutto se si lavora per più clienti. Un’attività diventa urgente per una errata pianificazione e organizzazione del lavoro.
Una volta compresa la differenza tra urgente e importante, la matrice di Eisenhower ci aiuta a capire quali sono le azioni che meritano la nostra attenzione o quella del nostro team subito e quelle che invece possono essere
- eliminate,
- rimandate
- o delegate.
Divisione e assegnazione delle attività: chi fa che cosa?
Decidere e capire chi fa cosa è fondamentale nell’organizzazione di un team in smart working.
Mi è capitato di lavorare in aziende dove si leggeva spesso nelle mail
“C’è da fare questo compito”
Ma chi è il responsabile di portarla davvero a termine?
I ruoli e le attività devono essere distribuite, ben definite e comunque chiare per tutti.
Invece di scrivere un messaggio generico, “C’è da svolgere questa attività”, meglio assegnare ad una singola persona l’attività e definire una scadenza.
In questo modo il destinatario, saprà che quella è un’attività che deve essere aggiunta a quelle già in essere e potrà così pianificare tempo e le scadenze anche in funzione di questo nuovo compito.
Come comunicare con il team a distanza
E visto che ho trattato il tema della comunicazione, attenzione alle comunicazioni, qualunque esse siano (mail, Slack, trello, piccioni viaggiatori, WhatsApp, telegram, ecc) .
Concorda e scegli un unico canale di comunicazione.
Non c’è niente di meno efficiente e dispersivo che utilizzare tutti i canali digital a disposizione e poi dover andare a ritroso a cercare le informazioni necessarie per svolgere un determinato compito o anche solo per ricostruire lo storico di quell’attività.
Molto meglio, invece, scegliere un unico canale di comunicazione che permetta sia delle comunicazioni immediate, quelle di tutti i giorni, che quelle invece più importanti, che devono rimanere presenti.
E magari avere anche la possibilità di aggiungere delle informazioni
- allegare documenti,
- link,
- aggiungere commenti
- proporre modifiche
Slack una delle migliori app per comunicare
Una delle app più diffuse e che utilizzo tantissimo è Slack.
Slack ha la possibilità di creare dei diversi canali che ci permettono quindi anche di dividere magari i team di lavoro e anche la possibilità di gestire in maniera molto semplice la privacy, oltre a darci la possibilità di effettuare delle ricerche mirate per poter andare a trovare quello che ci serve.
Se invece utilizzi già un tool organizzativo di management, come potrebbe essere ad esempio Notion o ClickUp, puoi semplificare notevolmente le comunicazioni utilizzando le note all’interno di questi tool e poi collegarli con Slack.
Ma al di là dei software o dei tool che vengono scelti per le comunicazioni, è importante capire come poter comunicare sia con le altre persone del team che con il cliente.
Regole di comunicazione
Io suggerisco sempre ai miei clienti in fase di consulenza di scegliere di contrattualizzare il canale e le modalità di comunicazione.
Inviare dieci messaggi o dieci mail con diversi argomenti costringerà le persone a perdere molto tempo per poter leggere, rispondere e gestire tutte le attività.
Molto più semplice chiedere di scrivere in un’unica mail tutte le nuove richieste, tutte le attività e le domande che necessitano un’attenzione e una risposta e magari definire anche entro quando si otterrà una risposta.
Filtri di comunicazione
La comunicazione ha due direzioni diverse:
- dal basso verso l’alto: le persone operative devono comunicare tutto, più o meno senza filtri, verso l’alto.
- dall’alto verso il basso: chi è a capo progetto o il capo aziendale deve filtrare le informazioni da condividere conle altre persone a seconda della necessità e responsabilità
Quando si lavora tutti a contatto, gomito a gomito, all’interno di un ufficio, molto spesso le comunicazioni e le informazioni passano anche solo perché le si sente o respira, mentre si sta svolgendo un’altra attività.
Oppure magari chiacchierando alla macchinetta del caffè.
Quando si lavora a distanza, da posti diversi, bisogna porre un’attenzione maggiore nel trasferire TUTTE le informazioni necessarie.
Immagina ogni membro del team come un anello di una catena.
Gli anelli della catena sono collegati tra di loro:
- bisogna capire quali sono le informazioni e gli output che la persona che viene prima deve fornire e in quale formato.
- E poi pensa quali sono le informazioni, i dati e i documenti che tu devi fornire alla persona che viene dopo di te e in che formato.
Questo ti aiuterà notevolmente a semplificare il lavoro.
Mi è capitato di lavorare con alcuni clienti che avevano dei copyright esterni per la scrittura degli articoli.
Ma nessuno aveva detto loro come questi articoli dovessero essere scritti:
- come devono essere passati questi articoli?
- Come fa la persona che poi li deve correggere a sapere che questi articoli sono stati completati?
- Devono essere forniti in un testo Word o magari in un altro formato?
- Possono essere scritti direttamente all’interno del sito?
Come scrivere le email
Nel caso di utilizzo di un’email è importantissimo mettersi nei panni della persona che le riceve.
Quante volte ti è capitato di dover rispondere ad una email per chiedere altri dettagli?
E da lì ne partono altre a raffica, infinite, con allegati e forward, che ci fanno perdere molto tempo.
E a volte anche la pazienza.
All’interno dell’email ci sono tutte le informazioni necessarie e solo quelle strettamente necessarie?
Possiamo utilizzare le cinque w del giornalismo:
- chi,
- cosa,
- come,
- quando
- perché.
Evita tutte quelle email mandate in forward a tutti oppure con centinaia di migliaia di persone in CC o peggio ancora in CCN.
Se non esiste un destinatario principale, che probabilmente è quello che poi deve svolgere l’attività, tutte le persone presenti in CC penseranno di essere inserite in quella mail o in quella comunicazione semplicemente per presa visione (CC significa appunto copia conoscenza)
Molto spesso le persone utilizzano le email per uno scarico di responsabilità
“Però io l’avevo scritto”
più che come strumento di comunicazione efficace.
Una buona email deve avere queste caratteristiche:
1. Scegli con cura i destinatari da mettere nei campi
A: chi deve eseguire un’azione o essere assolutamente informato
Cc: le persone che potrebbero necessitare l’informazione ma che non hanno compiti assegnati
CCN: a me questo campo non piace, lo trovo un po’ subdolo
2. Indica l’oggetto in modo chiaro, sarà più facile identificarlo subito e anche cercarlo in seguito
3. Inserisci tutte le info (e solo quelle) necessarie per la comprensione
4. Non scrivere tutto l’antefatto partendo dalle guerre puniche
5. Quando rispondi, rispondere a TUTTI
Mi è capitato di ricevere in poco più di un mese oltre 300 mail da un singolo cliente, molte delle quali non avevano niente a che fare con la mia attività.
Passavo quasi più tempo a leggere le mail che a svolgere poi il mio lavoro.
Completamente inefficace.
Condivisione e gestione dei documenti
La gestione. dei documenti, insieme al trasferimento delle informazioni, sono due dei punti dolenti quando si lavora a distanza con un team.
Molto spesso le persone hanno l’abitudine di aprire un documento, lavorarci e salvarlo in locale, sul proprio computer.
E se quando siamo all’interno di uno stesso ufficio, possiamo alzarci dalla nostra scrivania e andare a quella del collega per trovare questo documento, o chiederlo (anche se rimane l’inefficienza del sistema), quando siamo a distanza è difficile andare a cercare nel computer di qualcun altro.
È importante scegliere dei luoghi virtuali, un cloud, per salvare tutti i documenti che devono essere condivisi.
Si può utilizzare, ad esempio, un servizio che può essere quello di Google Drive oppure uno degli altri strumenti, ce ne sono davvero infiniti.
Stabilire le regole per i nomi dei documenti
È sempre bene definire regole di nomenclature per i documenti, meglio se nomi parlanti.
Evita di salvare qualsiasi tipologia di documento scrivendo ultima versione versione, definitiva, ultimissima, la più recente e quant’altro.
Ecco alcuni esempi:
- nome file, versione, mm_aa
- Tipo di documento, versione crescente
Documenti collaborativi
Per gestire e condividere documenti con un team, gli strumenti collaborativi sono di grande aiuto.
Ne sono un esempio, gratuito, i documenti di Google Drive.
In questo modo tutte le persone che ci lavorano hanno la possibilità di lavorare in contemporanea sulla stessa versione del documento, senza però perdere l’identità dell’autore.
È possibile aggiungere
- note,
- commenti,
- link
- e andare anche a ritroso a vedere tutte le revisioni.
L’importanza della delega
Ho già parlato, all’inizio di questo articolo, dell’importanza di capire quali sono le attività che devi svolgere personalmente e quali sono invece quelle che dovresti delegare.
Quando si tratta di delega, si deve fare pace con il proprio ego e con l’idea che ognuno di noi è sostituibile.
Delegare non significa limitarsi alla spiegazione di un’attività e neppure comporta semplicemente lo spostamento di quell’attività, affinché la delega sia completa si deve spostare completamente anche della responsabilità legata all’attività.
Se deleghi un compito ad un’altra persona, ma poi è comunque necessaria la tua supervisione, la delega non è completa.
Quando si affidano le attività a qualcun altro, molti mantengono il controllo dell’output e la responsabilità del risultato.
Per delegare un lavoro si deve:
- spiegare l’attività
- controllarne e verificarne l’apprendimento
- dare indicazioni di tempi e risultati desiderati
- lasciare spazio alle modalità di esecuzione
- trasferire (anche) la responsabilità dell’attività
Quali attività delegare?
Personalmente faccio più fatica a delegare le attività che mi piace fare.
E alcune continuo a farle io proprio per questo motivo, perché mi piacciono.
Ma questo lo faccio anche perché al momento ho abbastanza tempo per poter scegliere di continuare a farle.
⏱️ Il tempo è spesso la discriminante.
Nella crescita del proprio business, quando delegare un’attività?
💰 Quando si hanno più soldi che tempo!
Usa i soldi per pagare una persona e delega le attività.
In linea di massima dovresti delegare un’attività quando quella stessa attività se la facesse qualcun altro, ti costerebbe molto meno.
Ad esempio se il valore di un’ora del tuo lavoro è di 100€/h, e impieghi il tuo tempo per un’attività che potresti delegare (ad esempio una grafica, un montaggio video, un copy ecc dove non è necessario il tuo intervento) a costo inferiore,molto più efficace che quell’attività la svolga qualcun altro.
Se vuoi approfondire questo argomento ti consiglio la lettura di Clockwork, un libro che mi ha davvero svoltato la vita.
Per aiutarti ad organizzare al meglio il lavoro, contattami.
